○安芸高田市電子情報処理組織業務管理規程
平成16年3月1日
訓令第2号
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、電子情報処理組織により処理する業務(以下「電子情報処理業務」という。)の管理運営に関し、基本的事項を定め、業務処理の円浄化及びデータ保護の的確な管理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の意義は、次に定めるところによる。
(1) 電子情報処理組織
ハードウェア及びソフトウェアの有機的総合体としてのコンピュータシステムをいう。
(2) データ
記録媒体をもって調整された各業務に関する記録された内容をいい、入出力帳票を含む。
(3) 記録媒体
磁気ディスク、磁気テープ、磁気ドラム、その他の磁気媒体をいう。
(4) 入出力帳票
電子情報処理業務に必要な帳票類をいう。
(5) ドキュメント
電子情報処理組織の設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の電子情報処理組織の運用に関する記録及び文書をいう。
(6) マスターファイル
データが記録されている記録媒体のうち、特に重要と認められる磁気ファイルをいう。
(処理する事務の範囲)
第3条 電子情報処理業務により処理する事務の範囲は、市及び市の機関が処理する事務とする。
(記録事項の制限)
第4条 データとして記録する事項は、前条に定める事務の範囲内で必要最小限度のものとしなければならない。
2 次の個人に関する事項は、データとして記録してはならない。
(1) 思想、信条及び宗教に関する事項
(2) 人種及び社会的差別となる事項
(3) 犯罪に関する事項
(利用の制限)
第5条 データ及びデータが記録された記録媒体(以下「データ等」という。)は、市及び市の機関が処理する事務以外に利用してはならない。ただし、国の行政機関又は他の地方公共団体から利用の申込みがあった場合で、利用の目的が公共性を有し、かつ、他の目的に利用されるおそれがないと認められるときは、この限りでない。
(秘密の保持)
第6条 電子情報処理業務に従事する職員は、電子情報処理業務により知り得た内容等を他に漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。
第2章 データの管理
(データ保護管理者の設置)
第7条 第1条に規定する目的を達成するため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、総務部長をもって充てる。ただし、教育委員会の電子情報処理業務に関する保護管理者は、教育次長(教育長)とし、消防本部の電子情報処理業務に関する保護管理者は、消防長とする。
2 前項の規定にかかわらず、総務部財産管理課に設置されている記録媒体及びそれに係るデータ並びにドキュメントについては、財産管理課の長(以下「財産管理課長」という。)がこれを保護管理する。
(保護管理者の職務)
第8条 保護管理者は、次に掲げる事項を所掌する。
(1) データの記録及びデータ等の管理、利用に関すること。
(2) 電子情報処理業務の開発及び変更の調整に関すること。
(3) 電子情報処理業務の委託及び受託の調整に関すること。
(4) その他第1条に規定する目的の達成に関し、必要な調整措置を講じること。
(データ取扱責任者の設置)
第9条 保護管理者の事務の一部を取り扱わせるため、データ取扱責任者を置き、電子情報処理業務に係る担当の課、所又は局の長(以下「業務担当課長」という。)をもって充てる。
(業務担当課長の職務)
第10条 業務担当課長は、担当する業務に関し、次に掲げる事項を所掌する。
(1) データ等の管理及び利用に関すること。
(2) 電子情報処理業務の開発及び変更に関すること。
(3) 電子情報処理業務に係る計画書、仕様書の作成及び変更に関すること。
(4) 電子情報処理業務に係る委託及び受託契約並びに契約の変更に関すること。
(5) 電子情報処理業務に係る入出力帳票の受払及び管理に関すること。
(6) 電子情報処理兼務に係る委託先及び受託先との連絡調整に関すること。
(7) その他第1条に規定する目的の達成に関し、必要な措置を講じること。
2 業務担当課長は、前項各号に規定する事項を行うときは、あらかじめ財産管理課長と、協議しなければならない。
(データ取扱担当者の指定)
第11条 業務担当課長は、課の職員のうちから、前条の職務を担当するデータ取扱担当者を指定し、保護管理者に報告しなければならない。
(電子情報処理主管課長会議)
第12条 業務担当課長を構成員とする電子情報処理組織の運用のための課長会議(以下「電子情報処理主管課長会議」という。)を置く。
2 電子情報処理主管課長会議は、電子情報処理業務に係るデータ保護の的確な管理を図るため、取扱手続等に関する協議その他必要な事項の調整を行うものとする。
3 電子情報処理主管課長会議は、保護管理者が招集する。
(連絡調整会議)
第13条 保護管理者及び業務担当課長その他保護管理者が必要と認める関係課、室、所又は局の各業務担当係長を構成員とする業務連携のための連絡調整会議(以下「連絡調整会議」という。)を置く。
2 連絡調整会議は、電子情報処理業務に係る各業務の連携を図るため、法改正等に伴なうシステム変更及び業務間の調整等に関する協議、その他必要な事務連絡調整を行うものとする。
3 連絡調整会議は、財産管理課長が招集する。
(委託及び受託契約の手続)
第14条 業務担当課長は、電子情報処理業務の委託及び受託に当たっては、原則として別に定める標準契約書を用いるものとし、あらかじめ保護管理者との協議を経なければならない。
2 前項の標準契約書には、次の事項を明記しなければならない。
(1) データ等の機密保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 指示目的外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) データ等の複写及び複製の禁止に関する事項
(5) 事故発生時における報告義務に関する事項
(6) 委託及び受託契約に係る権利義務譲渡の禁止に関する事項
(7) マスターファイルの所有権に関する事項
(8) 入出力帳票等の保護管理に関する事項
(9) 契約解除に伴うデータ等及び資料等の返還に関する事項
(10) 検査の実施に関する事項
(11) 前各号の規定に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
3 次の事項については、必要に応じ委託及び受託契約書に明記し、又は覚書を取り交わす等の措置を講ずるものとする。
(1) 入出力帳票等の受払及び搬送に関する事項
(2) 委託先及び受託におけるデータ等の保管及び廃棄に関する事項
(3) 作業場所に関する事項
(4) 主任担当者の通知に関する事項
(5) 予備マスターファイルの作成に関する事項
(6) プログラム等の所有権に関する事項
(7) その他データ等の保護管理に関する必要な事項
(データの管理)
第15条 業務担当課長及び財産管理課長は、データ等に関し処理、保管及び移転の各段階において、外部漏えい、滅失又は損壊のないよう施錠のある耐火金庫に保管する等の必要な措置を講じなければならない。
2 業務担当課長及び財産管理課長は、それぞれが管理するデータ等について、常時点検するとともに、その作成から廃棄に至るまでの経過を記録するための台帳を調製し、管理しなければならない。
3 財産管理課長は、ドキュメントを最新の状態で維持し、所定の場所に保管するとともに、これを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
4 前各項のデータ等並びにドキュメントを廃棄する場合は、保護管理者の承認を得て、速やかに、裁断、焼却又は磁気消去方法等により、その内容が第三者に漏れることがないよう必要な措置を講じなければならない。
(保存用マスターファイル等の作成保管)
第16条 財産管理課長は、電子情報処理業務並びに電子情報処理業務に係る委託及び受託業務処理の終了後も保存の必要があるマスターファイル及び処理中の業務に係るマスターファイルのうち事故等が発生した場合、その復元が困難となるおそれがある重要なマスターファイルについては、予備マスターファイルを作成し、内容、保存年限等を記入の上保管するものとする。
3 保存年限を経過した各マスターファイルを廃棄しようとするときは、保護管理者の承認を得た後裁断、焼却又は磁気消去方法等により廃棄しなければならない。
(入出力帳票等の管理)
第17条 業務担当課長及び財産管理課長は、電子情報処理業務に係る入出力帳票等の受払及び保管に関する事項を記録するため、台帳を設け、内容、受払年月日、数量その他必要な事項を記録するとともに、不要となった入出力帳票等は、速やかに、裁断、焼却等により処分しなければならない。
2 入出力帳票等の様式は、保護管理者が業務担当課長及び財産管理課長と協議して定めるものとする。
(データ利用)
第18条 業務担当課長は、他の業務担当課の業務に関するデータ等を利用する必要があるときは、当該他の業務担当課長と協議の上、データ等利用申請書を、財産管理課長を経由し、保護管理者に提出しなければならない。
2 前項により、データ等を利用して作成されたもの(以下「資料」という。)は、データ等利用申請書に記載した目的以外に利用してはならない。
3 業務担当課長は、前項の資料の管理に当たっては、適切な方法によって行うとともに、資料の利用が完了したときは、保護管理者と協議のうえ、速やかに、裁断、焼却又は磁気消去方法等により、その内容が第三者に漏れることがないよう必要な措置を講じなければならない。
(端末装置の設置等)
第19条 端末装置を設置しようとするときは、端末機等設置申請書を、保護管理者に提出しなければならない。
2 保護管理者は、前項により業務担当課に端末装置を設置し、端末装置から直接電子情報処理業務を行う場合については、他の業務のデータ等に直接アクセスすることができない機能の確保及び磁気記録の事故を防止するため、あらかじめ技術的な措置を講じるとともに、入出力方法の取扱いについて、業務担当課に対し必要な指示を行わなければならない。
(端末装置の管理)
第20条 業務担当課に端末装置を設置したときは、その管理に万全を期すため、端末装置管理者を置き、業務担当課長をもって充てる。
2 業務担当課長は、端末装置から入出力される事項を厳正に管理しなければならない。
3 業務担当課長は、端末装置の操作について、定期的又は随時に所要の研修を行うものとする。
(端末装置の操作)
第21条 端末装置の操作をする者は、端末装置の操作に必要なパスワードを付与された者とする。
2 保護管理者は、業務担当課長と協議して、端末装置を操作する者及びその業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設置し、付与しなければならない。
3 保護管理者は、設定したパスワードを管理し、そのパスワードを付与した者以外に漏らしてはならない。
4 パスワードを付与された者は、他にそれを漏らし、又は他人に使用させてはならない。
(検査)
第22条 保護管理者及び業務担当課長は、電子情報処理業務に係るデータ等の保護の的確な管理を図るため、業務担当課及び委託先におけるデータ等の管理状況を定期的に、又は随時に検査を行うものとする。
(立入りの制限)
第23条 財産管理課長は、電子情報処理組織(端末装置を除く。)が設置されている室(以下「サーバ室」という。)に所属職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、必要があると認めるときは、所属職員の立ち会いのうえで、これを認めることができる。
2 サーバ室の出入りは、事務室を経由するものとする。
(保安措置)
第24条 財産管理課長は、サーバ室における火災、盗難又は事故に備え、必要な保安措置を講じなければならない。
(火災等発生時の対策)
第25条 財産管理課長は、サーバ室の火災等の発生時の対策を定め、随時所属職員を訓練しなければならない。
第3章 電子情報処理業務管理運営委員会
(設置)
第26条 電子情報処理業務の適正な管理運営を図るとともに、電子情報処理業務に係るデータ等を保護するため、安芸高田市電子情報処理業務管理運営委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(所掌事項)
第27条 委員会は、次に掲げる事項を調査、審議及び審査する。
(1) データ等の保護の基本方針に関すること。
(2) データに関する記録事項の制限並びにデータ等の管理、利用及び利用制限に関すること。
(3) データ等の取扱手続等に関すること。
(4) 電子情報処理業務の高度利用の推進に関すること。
(5) その他第1条に規定する目的の達成に関し、主要な事項に関すること。
(委員長及び委員)
第28条 委員会は、委員長及び委員をもって組織する。
2 委員長は、副市長をもって充てる。
3 委員長は、会務を総理する。
4 委員長に事故があるときは、あらかじめ委員長が指名する委員がその職務を代理する。
5 委員は、次に掲げる者をもって充てる。
(1) 部長
(2) 支所長
(3) 教育次長
(4) 消防長
(運営)
第29条 委員会の会議は、委員長が招集する。
2 委員長が必要と認めるときは、会議に委員以外の者を出席させることができる。
3 その他委員会に関し必要な事項は、委員長が定める。
(専門部会)
第30条 委員会に専門の事項を研究審議させるため、専門部会を置くことができる。
2 専門部会は、部会長及び幹事をもって組織する。
3 部会長及び幹事は、委員又は職員のうちから委員長が指名する。
4 専門部会は、委員会から付託された事項について研究審議し、その結果について部会長が委員会に報告するものとする。
(庶務)
第31条 委員会の庶務は、総務部財産管理課において処理する。
第4章 雑則
(委任)
第32条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が定める。
附則
この訓令は、平成16年3月1日から施行する。
附則(平成17年4月1日訓令第11号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日訓令第122号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成23年3月30日訓令第11号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月28日訓令第18号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日訓令第7号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日訓令第5号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月30日訓令第7号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。