2　この条例において「行政文書」とは、実施機関が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

3　この条例において「歴史公文書」とは、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書のうち、概ね次に掲げる情報が記録された文書で、市長が規則で定める基準に適合するものをいう。

4　この条例において「特定歴史公文書」とは、歴史公文書のうち、第8条第1項の規定により教育委員会に移管されたものをいう。

5　この条例において「公文書等」とは、次に掲げるものをいう。

2　実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める行政文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(以下「行政文書ファイル」という。)にまとめなければならない。

3　前項の場合において、実施機関は、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、当該行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

4　実施機関は、第1項及び前項の規定により設定した保存期間及び保存期間の満了する日を、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、延長することができる。

5　実施機関は、行政文書ファイル及び単独で管理している行政文書(以下「行政文書ファイル等」という。)について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書に該当するものにあっては教育委員会への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

2　前項の場合において、実施機関は、当該行政文書ファイル等の集中管理の推進に努めなければならない。

2　実施機関は、行政文書ファイル管理簿について、実施機関が規則その他の規程で定めるところにより、当該実施機関の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。

2　実施機関は、前項の規定により教育委員会に移管する行政文書ファイル等について、第12条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして市長が利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

2　市長は、毎年度、前項の報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。

2　行政文書管理規則には、行政文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。

3　実施機関は、行政文書管理規則を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

2　教育長は、特定歴史公文書について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

3　市長は、教育委員会に移管した特定歴史公文書について次条に規定する利用請求があったときは、個人情報(個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。次条において同じ。)が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

4　市長は、市長が規則で定めるところにより、特定歴史公文書の適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。

5　市長は、第8条第1項に規定する移管をするときは、当該移管する特定歴史公文書に係る前項に規定する目録を教育委員会に提供しなければならない。

2　市長は、前項に規定する利用の請求(以下「利用請求」という。)に係る特定歴史公文書が同項第1号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書が行政文書として作成又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書に第8条第2項の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

3　市長は、第1項第1号に掲げる場合であっても、同号アからオまでに掲げる情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、利用請求をした者に対し、当該部分を除いた部分を利用させなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。

2　市長は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第7条第1号イに規定する情報又は同条第2号ただし書に規定する人の生命、身体、健康、生活又は財産を保護するため公にすることが必要であると認められる情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他市長が規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3　市長は、特定歴史公文書であって第12条第1項第1号オに該当するものとして第8条第2項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該特定歴史公文書を移管した実施機関に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他市長が規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

4　市長は、第1項又は第2項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該特定歴史公文書を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、市長は、その決定後直ちに、当該意見書(第17条第2項第2号及び第18条第3号において「反対意見書」という。)を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。

2　前項の審査請求があったときは、市長は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、安芸高田市公文書等管理・情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問しなければならない。

3　前項の規定による諮問は、行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写しを添えてしなければならない。

2　博物館は、第11条第5項に規定する目録から、展示又は調査研究のために特定歴史公文書の利用を申請することができる。

3　教育長は、規則に定めるところにより、前項の特定歴史公文書を博物館に利用させることができる。

2　利用規則には、特定歴史公文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。

3　教育長は、特定歴史公文書の保存、博物館における利用及び廃棄が第2条第3項、第11条第1項、第2項及び第5項、第20条並びに第22条の規定に基づき適切に行われることを確保するため、特定歴史公文書の保存、博物館における利用及び廃棄に関する定め(以下「保存等規則」という。)を設けなければならない。

4　保存等規則には、特定歴史公文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。

5　市長及び教育長は、それぞれ利用規則及び保存等規則を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

2　実施機関は、当該実施機関の職員がその責務を果たすことができるよう、当該職員に対し公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(施行期日)

1　この条例は、平成24年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この条例の規定は、この条例の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得した文書について適用する。

3　実施機関は、この条例の施行の際実施機関が自ら定めた基準により保存期間を定めることなく保存している簿冊等(能率的な事務又は事業の処理及び文書の適正な保存の目的を達成するためにまとめられた相互に密接な関連を有する文書の集合物又は単独で管理することが適当な文書をいう。以下同じ。)にあっては、第5条第1項又は第3項の規定により実施機関が規則その他の規程で定める期間のうち最も長い期間を経過したとき第2条第3項に規定する基準に適合すると評価したものについては、同項に規定する歴史公文書とみなし、第8条の規定の例により教育委員会に移管し、教育長は、その移管された文書を第3章の規定の例により、保存するとともに、利用に供するよう努めるものとする。

4　実施機関は、この条例の施行の際自ら定めた基準により保存期間を定めて保存している簿冊等にあっては、当該保存期間を満了したとき第2条第3項に規定する基準に適合すると評価したものについては、同項に規定する歴史公文書とみなし、第8条の規定の例により教育委員会に移管し、教育長は、その移管された文書を第3章の規定の例により、保存するとともに、利用に供するよう努めるものとする。

(安芸高田市情報公開条例の一部改正)

5　安芸高田市情報公開条例(平成16年条例第14号)の一部を次のように改正する。

(安芸高田市個人情報保護条例の一部改正)

6　安芸高田市個人情報保護条例(平成16年条例第15号)の一部を次のように改正する。

(安芸高田市情報公開・個人情報保護審査会条例の一部改正)

7　安芸高田市情報公開・個人情報保護審査会条例(平成16年条例第16号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この条例は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

5　第10条の規定による改正後の安芸高田市公文書等の管理に関する条例第16条の2から第19条までの規定は、施行日以後にされた安芸高田市公文書等の管理に関する条例第12条第2項に規定する利用請求(以下この項において「利用請求」という。)に係る決定又は利用請求に係る不作為に係る審査請求について適用し、施行日前にされた利用請求に係る決定又は利用請求に係る不作為に係る異議申立てについては、なお従前の例による。

(施行期日)

1　この条例は、令和5年4月1日から施行する。