○安芸高田市公用文に関する規程
平成16年3月1日
訓令第5号
(趣旨)
第1条 この訓令は、安芸高田市文書管理規程(平成16年安芸高田市訓令第4号)第22条の規定に基づき、公用文の種類、書き方、文体、用字用語及び書式その他公用文の作成に関し、必要な事項を定めるものとする。
(公用文の種類)
第2条 公用文の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 一定の事項を公式に広く一般に周知させるために公示するもの
イ 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるために公示するもの
(3) 令達文書
ア 訓令甲 機関又は職員に対して発する命令で、例規となるもの
イ 訓令乙 機関又は職員に対して発する命令で、一時又は一事件に限るもの
ウ 達 一般又は特定のものに対して、指示又は命令するもの
エ 指令 申請又は願いに対して、許可し、認可し、又は指示、命令するもの
オ 辞令 任免、勤務、給与等の異動について、その旨を記載して当人に交付するもの
(4) 一般文書
ア 通達 職務運営以上の細目、行政運用の方針、法令の解釈等について機関又は職員に対し指示し、又は命令するもの
イ 依命通達 通達事項を、命令権者の命を受けてその補助職員が自己の名で通達するもの
ウ 上申 上司又は上級官公庁に対し、意見又は事実を述べるもの
エ 副申 上司又は上級官公庁に対し、進達する文書に意見を添えるもの
オ 内申 上司又は上級官公庁に対し、内密に上申するもの
カ 申請 許可、認可、承認、交付、補助等の一定の行為を請求するもの
キ 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を述べるもの
ク 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの
ケ 願い 一定の事項について願い出るもの
コ 届け 一定の事項について届け出るもの
サ 伺い 上司の許可を受け、又は指揮を求めるもの
シ 報告 一定の事実その他について上司又は上級官公庁に知らせるもの
ス 通知 一定の事実又は意見を特定の相手方に知らせるもの
セ 照会 相手方に対して一定の事実、意見について問い合わせるもの
ソ 依頼 相手方に対して一定の行為を求めるもの
タ 協議 相手方の同意を求めるもの
チ 回答 照会、依頼又は協議に対し、同意、承諾等の意思又は事実若しくは意見を答えるもの
ツ 送付 物品又は書類を相手方に送付し、その受領を求めるもの
テ 陳情 特定の事項について実情を訴え、必要な措置を求めるもの
ト 復命 上司から命ぜられた任務の結果等について報告するもの
ナ 証明 一定の事実又は法律関係の存在又は不存在を公に証明するもの
ニ 嘱託(委嘱) 特定の相手方に対して事務その他特定事項を依頼するもの
ヌ 回覧 相互に一定の事項を回付し閲覧させるもの
ネ 議案 議会に対して議決を求めるもの
ノ 賞状 表彰状、感謝状等
ハ その他の文書 前各号以外のもの
(5) 前号の一般文書は、次のとおり対内文書及び対外文書に区分する。
ア 対内文書 庁内各部課、機関相互において収発するもの
イ 対外文書 対内文書以外のもの
(公用文の書き方)
第3条 公用文は、原則として、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、縦書きとすることができる。
(1) 法令などの規定によって様式が縦書きに定められているもの
(2) 広報活動資料
(3) 賞状、表彰状、感謝状、祝辞、弔辞その他これらに類するもの
(4) その他特に縦書きの必要があると認められるもの
(文体)
第4条 公用文の文体は、「である」を基調とする口語文を用いる。ただし、申請、依頼、届等の場合は「ます」を基調とする口語文を用いる。
2 公用文の作成については、努めて平易なことばを用い、長すぎて読みにくくならないよう接続詞を用いて、文章を適当に区切る等文章の要領を簡潔にし、かつ、誤解の生ずることのないようにする。
(用字、用語等)
第5条 公用文の用字、用語の基準は次の範囲とする。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(5) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日付け内閣法制局総総第208号)
(6) 法令における拗(よう)音及び促音に用いる「や・ゆ・よ・つ」の表記について(昭和63年内閣法制局総発第125号)
(7) 外来語の表記について(平成3年内閣告示第2号)
2 文字及び符号の取扱いは、次の例による。
(1) 文字は、漢字とひらがなを用いる。ただし、外国の地名、人名及び外来語は、かたかなを用いる。
(2) 数字は、アラビア数字を用いる。ただし、次のような場合には、漢数字を用いる。
ア 数量的な意味のうすい語・固有名詞などの場合
(例)一般 一部分 四国 一休み
イ 概数を示す場合
(例)数十日 四五日(「四五日」と書くかわりに「4～5日」としてもよい。)
ウ けたの大きい数の単位として用いる場合
(例)本則、附則中においては、メートル、キログラム、パーセント等
(4) 人数は、「人」を用いる。
(例)1人、10人以内
(5) 期間は、原則として「○月」とする。ただし、年月日と同一文中において用いる場合は、「○か月」とする。
(例)3月、令和2年4月1日までの3か月
(6) 日付及び時刻は、次の例による。
普通の書き方 (例)令和3年1月1日 午後5時15分(12時間単位とする。)
省略した書き方 (例)令3．1．1 17：15(24時間単位とする。)
(7) 小数・分数は、次の例による。
(例) 小数 0.321
(例) 分数 
又は
又は2分の1
(例) 帯分数 
又は
(8) ふりがなは、漢字の上にひらがなでつける。
(9) 句点には、まる「。」を用い、読点には、テン「、」を用いる。
(10) なか点「・」は、特に識別・略記を必要とする場合に適当に用い、次の例による。
(例)条例・規則 ニュー・ヨーク
(11) コロン「：」は、次に続く引用句があるとき、又はイコール「＝」の意味のときに用い、次の例による。
(例)例えば： 注： 12：30～4：30
(12) なみがた「～」は、時・所・数量・順序などを継続的に、「…から…まで」を示すときに用いる。
(例)8時30分～11時 小倉～山口
(例)3等級～5等級 1億5～6,000万円
(13) ハイフン「―」は、語句の説明の言い換えに用いる。また、次の場合にも用いる。
(例)上田中町一丁目2―4(2番4号)
(例)第1―四半期 6―3制
(例)第1章 総則(第1条―第4条)
(14) かっこ「( )」は、1つの語句や文のあとに注記を加えるときにそれをはさんで用いる。また、かっこの中で更にかっこのいるときも同様とする。
(15) かぎ「「 」」は、引用句や特に目立たせたい語句をはさんで用いる。また、かぎの中に更にかぎのいるときは、ふたえかぎ「『 』」を用いる。
(16) 見出し記号の用い方は、次の例による。
ア 一般文書の場合
イ 例規の場合
(17) 助詞・助動詞は、かなで書くこととする。
(例)ない(行かない。) ようだ(方法がないようだ。) ぐらい(30歳ぐらいの人) だけ(調査しただけである。) ほど(3日ほど経過した。)
(18) 文章の行を特に改める必要のある場合は、始めの1字分を空白にする。
ア 別表
イ 様式
(ウ) 本則中の表記は、原則として「○○○申請書(様式第○号)」とする。
(エ) 様式中の元号は、生年月日を含め、すべて省略する。
(オ) 様式中の敬称は、原則として「様」に統一する。ただし、国の政省令及び県の公文例規程等に準じ起案する場合は、この限りでない。
(カ) 様式中の押印表示は、公人の印は「
」とし、私人の印は「
」とする。
(形式及び配字)
第6条 公用文の形式及び配字は、おおむね別表のとおりとする。
附則
この訓令は、平成16年3月1日から施行する。
附則(平成20年8月29日訓令第67号)
この訓令は、平成20年10月1日から施行する。
附則(令和元年5月1日訓令第6号の2)
この訓令は、令和元年5月1日から施行する。
別表(第6条関係)
(1) 条例の形式及び配字
ア 制定
(ア) 本則に条を設ける場合
1) 条例番号の最終字は、末尾から第2字目とする。
2) 公布年月日の最終字は、末尾から第2字目とする。
3) 公布文の初字は、第2字目とし、2行以上にわたるときは、2行目以下は、第1字目からとする。
4) 1字あけ、氏名の最終字が末尾から第3字目になるようにする。
5) 題名の初字は、第4字目とし、2行以上にわたるときも初字は第4字目とする。
6) 見出しは、第2字目からかっこ書きでつける。
7) 第1字目とする。
8) 条名と条文との間は、1字あける。(項・号及びア・(ア)等の見出記号と本文との間も同様とする。)
9) 第2字目とする。
10) 条中項が2項以上あるときは、第2項以下の項にアラビア数字で番号をつける。番号は、第1字目とする。
11) 第2字目とする。
12) 項中(又は条中)号を設けるときは、(1)、(2)、(3)…を用いて表示し、その初字は第2字目とする。
13) 第3字目とする。
14) 号をさらに区分するときは、ア、イ、ウ、エ、オ…を用いて表示し、第3字目とする。
15) ア、イ、ウ、エ、オ…中さらに区分するときは、(ア)、(イ)、(ウ)、(エ)、(オ)…を用いて表示し、第4字目とする。
16) 附則の初字は、第4字目とし、附と則の間を1字あける。
17) 附則が1項のみのときは、見出し及び項番号はつけず第2字目から書き、2行目以下は、第1字目から書く。
(イ) 本則に条を設けない場合
a 項が1つの場合
1) 第2字目とする。
2) 第1字目とする。
※ 題名まで及び附則は、前例と同じ。
b 項が2つ以上の場合
1) 項番号は、第1字目とする。
2) 項番号と本文との間は、1字あける。
3) 第2字目とする。
※ 題名まで及び附則は、前例と同じ。
(ウ) 目次をつける場合
1) 題名までは、(ア)の例と同じ。
2) 第1字目とする。
3) 第2字目とする。
4) 「章」と「章名」、「節」と「節名」、「款」と「款名」との間は、それぞれ1字あける。
5) 第3字目とする。
6) 第4字目とする。
7) 第2字目とする。
※ 本則中の章・節・款の初字は、章は第4字目、節は第5字目、款は第6字目とする。
イ 改正
(ア) 全部改正の場合
1) 制定文(全部改正の旨を表現したもの)の初字は、第2字目とし、2行以上にわたるときは、2行目以下は、第1字目からとする。
(イ) 一部改正の場合
1) 2字目とする。
2) 改正文を示す。改正文例は「(ウ)」を参照
(ウ) 改正文例
別に定める文例による。
ウ 廃止
(ア) 1つの条例を廃止する場合
(イ) 2つの条例を廃止する場合
(2) 規則の形式及び配字
条例の例に準ずる。
(3) 訓令の形式及び配字
ア 規程である場合
(ア) 制定
1) 第4字目とする。
※ 題名以下の形式は、条例の場合と同様であるから、以下改正、廃止の文例を通じて省略する。
(イ) 改正
a 一部改正の場合
b 全部改正の場合
(ウ) 廃止
イ 規程でない場合
(4) 告示
1) 末尾から第2字目とする。
2) 末尾から第2字目とする。
3) 第2字目とし、2行以上にわたるときは、2行目以下は、第1字目からとする。
4) 1字あけ、氏名の最終字が末尾から第3字目になるようにする。
(5) 指令
1) 主管課の文書記号(課名の頭文字)を記入する。
2) 指令番号の最終字は、末尾から第2字目とする。
3) 年月日の最終字は、末尾から第2字目とする。
4) 第2字目とする。
5) 1字あけ、氏名の最終字が末尾から第3字目になるようにする。
6) 第2字目とする。
7) 第2字目とする。
(6) その他
ア 議会提出議案
(ア) 条例案
1) 末尾から第2字目とする。
2) 第4字目とする。
3) 第2字目とする。
4) 第3字目とする。
5) 1字あけ、氏名の最終字が末尾から第3字目になるようにする。
6) 第4字目とする。
7) 第2字目とする。
8) 第3字目とする。
※ 改廃の場合は、題名を次のように記載すること。
○ ○○○○○条例の一部を改正する条例
○ ○○○○○条例(等)を廃止する条例
(イ) 同意(承認)を求める案
(ウ) 諮問案
(エ) 報告案
(オ) 一般議案
イ 一般文書
(ア) 対外文書
1) 主管課の文書記号(課名の頭文字)を記入する。
2) 文書番号の最終字は、末尾から第2字目とする。
3) 年月日の最終字は、末尾から第2字目とする。
4) 第2字目とする。
5) 1字あけ、氏名の最終字が末尾から第3字目になるようにする。
6) 第4字目とする。
7) かっこの中は、照会・回答等文書の性質を表わすことばを記入する。
8) 先方文書の発信日付及び文書番号を記入する。
9) 第2字目とし、2行以上にわたるときは、2行目以下は、第1字目からとする。
10) 第2字目とする。
11) 文書の終わりには、必ず「以上」と書く。
(イ) 対内文書
1) 主管課の文書記号(課名の頭文字)を記入する。