○安芸高田市水道事業管理規程
平成16年3月1日
企業管理規程第6号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 組織(第2条―第9条)
第3章 専決(第10条―第13条)
第4章 公印(第14条―第22条)
第5章 文書
第1節 総則(第23条―第28条)
第2節 文書処理
第1款 収受及び配布(第29条)
第2款 起案、回議等(第30条―第42条)
第3節 文書の浄書及び発送(第43条―第46条)
第4節 完結文書の管理(第47条―第51条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この告示は、公営企業部水道課(以下「課」という。)の組織及び業務執行に当たっての内部管理事務の処理等について必要な事項を定め、もって水道事業の能率的な運営を図ることを目的とする。
第2章 組織
(係及びその分掌事務)
第2条 公営企業部の組織は次のとおりとする。
公営企業部 | 水道課 | 業務係 |
水道係 |
2 業務係においては、次の事務をつかさどる。
(1) 業務の総合調整に関すること。
(2) 職員の身分取扱いに関すること。
(3) 予算及び決算に関すること。
(4) 出納その他会計事務に関すること。
(5) 契約に関すること。
(6) 資産の管理に関すること(貯蔵品の管理を含む。)。
(7) 文書及び公印の管理に関すること。
(8) 個人情報の保護及び電算処理に係るデータ保護管理に関すること。
(9) 水道事業の普及促進に関すること。
(10) 水道事業に係る料金、分担金及び手数料に関すること。
(11) 水道の給水申込み及び給水中止届等の受付に関すること。
(12) 量水器の点検に関すること。
(13) 広島県水道広域連携に関すること。
(14) その他他の係の所掌に属しないこと。
3 水道係においては、次の事務をつかさどる。
(1) 給水装置工事指定店の指定及び指導に関すること。
(2) 給水装置工事の確認及び検査に関すること。
(3) 給水装置工事の責任技術者の指導に関すること。
(4) 水道施設の維持管理に関すること。
(5) 水道施設の占用に関すること。
(6) 水道台帳の作成及び保管に関すること。
(7) 水道の水質管理に関すること。
(8) 水道事業の経営の健全化に関すること。
(9) 水道施設整備の基本計画及び実施計画の策定並びに調整に関すること。
(10) 水道施設整備に係る財政計画及び資金計画に関すること。
(11) 水道施設の建設及び改築工事の施工に関すること。
(12) 広島県水道広域連携(施設関連事務)に関すること。
(部長の職及び職務)
第3条 部に部長(事業所にあっては所長)を置く。
2 部長(事業所にあっては所長)は、管理者の命を受け、所掌事務を統括し、所属職員を指揮監督する。
(課長の職及び職務)
第4条 課に課長及び特命担当課長を置く。
2 課長は、部長の命を受け、課の事務を掌理し、その事務を処理するため、所属の職員を指揮監督する。
3 必要に応じて課に特命担当課長、課長補佐又は主幹を置くことができる。
4 特命担当課長は、部長及び課長の命を受け、課の事務を掌理し、及びその事務を処理するため、所属の職員を指揮監督する。
(係長の職及び職務)
第5条 係に係長を置く。
2 係長は上司の命を受け、係の事務を処理し、その処理について係の職員を指揮監督する。
2 前項の職にある者は、上司の命を受け、当該事務に従事する。
(事務の委任)
第7条 市長の権限に属する事務で、法第13条第2項の規定により委任する事務については、別に定めるところによる。
(事務の代決)
第8条 管理者が不在のときは、部長がその事務を代決することができる。
2 部長が不在のときは課長が、課長が不在のときは特命担当課長が、特命担当課長が不在のときは主務係長が、その職務を代決することができる。
3 課長及び主務係長が不在のときは第2条に規定する係の順序によって他の係長が、その事務を代決することができる。
(代決の制限)
第9条 前条の規定による代決は、特に命令する場合のほか、異例又は重要と認めるものについては、これをなすことができない。
第3章 専決
(専決事項)
第10条 部長及び課長の専決することができる事項(以下「専決事項」という。)は、別に定めるもののほか、別表第2のとおりとする。
(1) 事案が重要であるとき。
(2) 事案が異例に属し、又は先例となるおそれがあるとき。
(3) 事案について紛議論争のあるとき、又は紛議論争を生ずるおそれがあるとき。
(4) その他特に市長において事案を了知しておく必要があるとき。
(類推による専決)
第12条 部長又は課長は、この規程において専決事項として定められていない事項であっても、事案の内容により専決することが適当であると認められるものは、この告示に準じ、専決することができる。
(報告)
第13条 部長又は課長は、必要があると認めるときは、専決した事項を管理者又は部長に報告しなければならない。
第4章 公印
(公印の種類等)
第14条 公印の種類、ひな形、書体、寸法及び個数は、別表第3のとおりとする。
(公印の保管)
第15条 公印は、課長が保管する。
2 公印は、常に堅固な容器に納め、勤務時間外、土曜日、日曜日又は休日にあっては封印又は施錠をしておかなければならない。
(公印の取扱者)
第16条 課長は、必要があると認めるときは、公印取扱者(以下「取扱者」という。)を定め、公印の保管、使用その他関係事務を処理させることができる。
(公印の使用)
第17条 課長又は取扱者は、公印の押印を求められたときは、押印する文書と決裁文書の提示を求め、照合の結果、公印を押印することが適当であると認めたときは、当該決裁文書の「公印の押印承認」欄に押印したのち、当該文書に明瞭かつ正確に押印しなければならない。
2 公印の押印は、執務時間中とする。ただし、やむを得ない場合は、この限りでない。
(印影の印刷)
第18条 公印の印影又はその縮小したものを印刷した用紙等は、厳重に保管し、常にその受払いを明確にし、不用となったときは、当該用紙を焼却しなければならない。
(公印の事故届)
第19条 課長は、公印に関し盗難その他の事故が生じたときは、速やかに管理者に届け出なければならない。
(公印の新調、改刻又は廃止)
第20条 公印の新調、改刻及び廃止は、管理者が行うものとする。
(公示)
第21条 公印を新調し、若しくは改刻したとき又は公印の使用を廃止したときは、印影を付けてその旨を公示しなければならない。
(公印台帳)
第22条 課長は、公印台帳(様式第1号)を備え、公印の新調、改刻又は廃止のあった都度必要な事項を記載し、整理しておかなければならない。
第5章 文書
第1節 総則
(文書の作成)
第23条 文書は、安芸高田市公用文に関する規程(平成16年安芸高田市訓令第5号)の定めるところにより作成するものとする。
(文書の取扱)
第24条 文書は、安芸高田市文書管理規程(平成16年安芸高田市訓令第4号)の定めるところに準じ、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。
(課長の職務)
第25条 課長は、常にその課における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書主任)
第26条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書主任を置く。
2 文書主任は、業務係長の職にある者をもってこれに充てる。
3 文書主任は、その課の文書事務のとりまとめについての責に任じ、文書が完結するまでの処理経過を明らかにしておかなければならない。
(必要な簿冊等)
第27条 文書の取扱いのため、業務係に次の簿冊を備える。
(1) 告示番号簿 (様式第2号)
(2) 令達番号簿 (様式第3号)
(3) 文書整理簿 (様式第4号)
(4) 特殊文書整理簿 (様式第5号)
(5) 料金後納郵便差出表 (様式第6号)
(6) 郵券等受払簿 (様式第7号)
(7) 文書課外貸出簿 (様式第8号)
(記号及び番号)
第28条 文書記号(以下「記号」という。)は、当該文書の属する暦年を示す数字の次に、団体名及び課名を表示する「安高水」の3字を加えるものとする。ただし、その内容が秘密に属する文書は、団体名及び課名を表示する漢字の次に「秘」1字を加えるものとする。
2 文書番号(以下「番号」という。)は、1月1日から12月31日までの暦年により一貫番号を付するものとする。ただし、同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いるものとする。
第2節 文書処理
第1款 収受及び配布
(収受及び配布手続)
第29条 課に到着した文書及び物品は、業務係において、次に定めるところにより処理しなければならない。
(3) 電報は、開き、当該電報の余白に収受印を押し、電報収発簿に所要事項を記入し、主務係に配布する。ただし、親展扱いのものにあっては、開かないで名あて人に配布する。
2 金券、現金、有価証券(以下「金券等」という。)は、金券配布簿に所要事項を記入したうえ、企業出納員に配布する。この場合において、これら金券等が添付されていた文書には、金券等添付のものがある旨を表示するとともに、関係簿冊にもその旨記載しておかなければならない。
3 各係において直接に受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに業務係に回付しなければならない。
4 2以上の係に関係ある文書は、その関係の最も深い係に配布するものとする。
5 審査請求で収受の月日が権利の得喪に関係のあるものは、第1項に定める手続のほか、当該文書の欄外に収受の時間を明示し、その部分に取扱者が認印し、封筒はこれに添付するものとする。
6 郵便料金の未納又は不足の文書又は物品が到着したときは、発信者が官公署であるとき又は文書主任が収受することが適当であると認めたときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。
第2款 起案、回議等
(文書の処理)
第30条 主務係長は、文書の配布を受けたときは、直ちに課長の供覧を受けなければならない。ただし、定例又は軽易なものについては、この限りでない。
2 課長は、文書を閲覧し、必要があるものについては処理の方針を示して、主務係長に返付し、速やかにその処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な文書については、あらかじめ市長に供覧し、その指示を受けるものとする。
(供覧)
第31条 配布を受けた文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは、当該文書の上部余白に「供覧」と朱書し、関係者に供覧するものとする。
(即日起案の原則)
第32条 文書の起案者は、起案に当たっては、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要する場合は、あらかじめ課長の承認を得るものとする。
(起案)
第33条 起案は、起案用紙(様式第10号)を用いて行わなければならない。ただし、定例のもので一定の簿冊で処理できるもの若しくは軽易な文書で処理案を当該文書の余白に記載して処理できるものについてはこの限りでない。
2 起案は、口語体及び当用漢字並びに現代仮名遣いを用い、文書は平明簡易、字画は明瞭にしなければならない。
3 電報案は、特に簡明を旨とし、案文に振り仮名を付し、余白に総字数を記入しなければならない。
(起案理由及び関係書類)
第34条 起案文書には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例のもの又は軽易なものについては、これを省略することができる。
(特別取扱いの表示)
第35条 起案文書には、必要に応じて、「秘」、「親展」、「書留」、「小包」、「速達」、「電報」、「公報登載」等の施行上の取扱いを表示し、かつ、急を要するものは赤色、重要な事項にかかわるものは青色の小片を左上方に張らなければならない。
(決裁区分)
第36条 決裁文書には、次により、その決裁区分を表示しなければならない。
甲 市長の決裁を要するもの
乙 課長の専決事項に属するもの
(起案者の署名、押印)
第37条 起案者は、起案年月日を記入したうえ、起案者の欄に署名、押印しなければならない。
(回議)
第38条 起案文書は、順次、係長、課長補佐、特命担当課長、課長、部長及び市長の順に回議しなければならない。
(合議)
第39条 起案の内容が他の課(安芸高田市事務分掌条例(平成16年安芸高田市条例第9号)による課をいう。以下同じ。)に関係する場合は、課長の決裁を経た後、当該起案文書を関係する他の課長に合議しなければならない。
2 合議を受けた者が、合議事項に異議がある場合は、課長が協議して調整するものとし、なお調整が整わないときは、意見を付しておくものとする。
(回議及び合議に当たって注意すべき事項)
第40条 第8条の規定により代決するときは、当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載して認印し、後閲を要するものについては、「後閲」と記載しておかなければならない。
2 起案文書の内容について、重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。
3 起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案となったときは、課長は、合議済みの他の課の長にその旨通知しなければならない。
(決裁月日の記入等)
第41条 決裁を終わった起案文書は、業務係において起案用紙の決裁年月日欄へ記入しなければならない。
2 文書主任は、前項の場合において、決裁日付記入に当たっては、決裁区分その他の事項が守られているかどうかを検討し、必要に応じ、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。
(1) 企業管理規程 企業管理規程制定簿
(2) 親展文書 親展文書発送簿
(3) その他の文書 文書整理簿
第3節 文書の浄書及び発送
(浄書)
第43条 決裁文書は、主務係において浄書する。
2 浄書した文書は、決裁文書の処理案と照合し、当該案文と相違ないことを確認した後、当該決裁文書の浄書及び照合欄に、それぞれ当該浄書又は照合した者が認印しなければならない。
(公印の押印)
第44条 発送する文書は、浄書及び照合した後、業務係において、第4章の定めるところにより公印(重要なものにあっては、割印を含む。)の押印を受けなければならない。
(1) 通知及び照会に係る文書で印刷又は複写した同文のもの
(2) 図書類の送付状
(3) 記念行事等の招待状
3 前項の規定により、公印の押印を省略しようとするときは、当該起案文書の施行上の取扱欄にその旨の表示をしなければならない。
(文書の発送)
第45条 文書及び物品の発送は、業務係において行う。
2 文書を発送しようとするときは、当該文書に決裁文書を添えて業務係に回付しなければならない。
3 業務係においては、各係から発送文書を受けたときは、当該文書の種類に応じ、令達簿、文書整理簿又は電報収発簿に、それぞれ所要事項を記入し、かつ、当該発送文書に係る決裁文書中の施行欄に記入のうえ、発送文書の発送をし、当該決裁文書を主務係に返付するものとする。
4 親展文書を発送しようとするときは、親展文書発送簿に所要事項を記入し、あて先を明記した封筒に入れて業務係に回付し、発送する。この場合において、文書主任は、決裁文書中の施行欄に記入する。
5 発送文書のうち、親展文書及び書留、速達その他特殊郵便物とする扱いのものについては、主務係においてあて先を明記した封筒に入れ、その旨を明示しておかなければならない。
6 小包郵便物として発送するものは、主務係において包装し、あて先を明記のうえ、決裁文書とともに業務係に回付し、業務係においては第3項の例によりこれを処理するものとする。
7 業務係は、文書郵送控簿を備え、所要事項を記入しておかなければならない。
8 主務係が文書を使送するときは、業務係において、当該使送に係る決裁文書の施行方法欄の該当欄に記入のうえ、文書整理簿に所要事項を記入した後、これを主務係に返付するものとする。
(公報の登載)
第46条 公報に登載を必要とする文書は、主務係で公報原稿用紙に記載のうえ、決裁文書とともに業務係に回付し、業務係において安芸高田市公報に登載し、決裁文書に公報登載の旨を表示して、主務係に返付するとともに、公報登載簿に登載年月日その他必要な事項を記入しなければならない。
第4節 完結文書の管理
(完結文書の編さん及び保存)
第47条 決裁文書で、所定の手続を終わったもの(以下「完結文書」という。)は、別表第4に定める種別、類名に従って編さんし、これを保存しておかなければならない。
2 完結文書の保存区分は、次のとおりとする。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 5年保存
(3) 第3種 1年保存
3 前項各号に規定する保存期間は、文書の完結の日の属する年の1月1日から起算する。ただし、会計事務に関する文書にあっては、文書の完結の日の属する事業年度の翌事業年度の4月1日から起算する。
(完結文書の整理手続)
第48条 完結文書は、主務係において編さんし、当該文書の完結の日の属する年の翌年の9月末日(会計事務に関するものにあっては、翌事業年度の9月末日)までに文書主任に引き継ぐものとし、業務係において書庫に収めて保存する。
2 主務係長は、第3種に属する完結文書及び事務処理上特に必要があると認める完結文書については、前項の規定にかかわらず、当該主務係において一時これを保存することができる。
3 業務係において完結文書を保存する場合は、保存文書台帳を作成して、所要事項を記入しておかなければならない。
(保存文書の管理)
第49条 書庫に納めて保存する文書(以下「保存文書」という。)は文書主任が管理するものとする。
2 保存文書を外部に持ち出そうとするときは、文書主任の承認を受けなければならない。
3 保存文書は、転貸、抜取り、取換え、訂正等をしてはならない。
(部外者に対する保存文書の閲覧)
第50条 他の官公署、個人その他のものから保存文書を閲覧したい旨の申出があるときは、文書主任は、主務係長と協議のうえ、閲覧させることができる。
(保存文書の廃棄)
第51条 保存期間の経過した保存文書は、業務係において廃棄目録を作り、廃棄する。ただし、廃棄する文書で他に利用されるおそれのあるものは、業務係において裁断し、又は焼却しなければならない。
附則
1 この告示は、平成16年3月1日から施行する。
2 この告示施行の際、安芸高田市文書管理規程(平成16年安芸高田市訓令第4号)により作成されている様式及び分類は、この告示の各相当規定によって作成されたものとみなす。
附則(平成25年4月1日企業管理規程第1号)
この告示は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日企業管理規程第1号)
この告示は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年4月1日企業管理規程第1号)
この告示は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年4月1日企業管理規程第1号)
この告示は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年9月28日企業管理規程第2号)
この規程は、平成30年11月1日から施行する。
附則(令和2年7月1日企業管理規程第4号)
この規程は、令和2年7月1日から施行する。
別表第1(第6条関係)
主事、技師以外の職
職名 |
主査、専門員、主任、主任主事、その他の職員 |
(注) 臨時の職員の際は、この表に定める職に「臨時」を冠したものとする。
別表第2(第10条関係)
職務権限事項
1 安芸高田市職務権限規程(平成16年安芸高田市訓令第1号)第22条の例による。この場合において、決裁権者が副市長以上の場合は、管理者とする。
2 法令に基づく許可、認可で軽易な事項
3 法令に基づく制限、禁止及び措置、命令で軽易な事項
4 軽易な行事、会議の開催の決定
5 法令及び条例に基づく各種届出書、申請書、申込書及び報告書の処理
6 国、公共団体及びその他の関係団体との軽易な協議
7 軽易な申請、進達、報告、副申、催告、通知、照会、回答、届出等の処理
8 予算に定めてある国庫補助、県補助、交付金等に係る申請書、請求書、決算書等の提出
9 職員の事務分担の決定
10 会計伝票の発行
11 職員の県内出張及び報告の受理
12 職員の3日以内の有給休暇の承認
13 各種台帳等の調整及び縦覧並びに閲覧の許可等
14 広報、有線放送原稿の決定
15 各種証明等の手数料の徴収
16 職員の時間外勤務、休日勤務等の命令
17 法令に基づく検査を行う職員の指名及び身分証票の交付
18 職員の身分、給与及び通勤の証明
19 職員き章の交付
20 出勤簿の管理及び処理
21 文書の管理の総括及び処分
22 公印の管理及び押印の承認
23 人事の記録、管理
24 職員の定例的な健康管理及び福利厚生
25 各種会議の調整
26 予算の原案及び説明書の作成並びに経理に関する事務事項
27 公用車の給油券発行
28 請負工事の監督及び工事用材料の検査
29 直営工事の労務者の雇入れ及び解雇
別表第3(第14条関係)
その1 公印の種類、ひな形、書体、寸法及び個数
公印の種類 | 管理者の印 | 職務代理者の印 | 部長の印 | 企業出納員の印 |
ひな形 | 安芸高田市水道事業市長印 | 安芸高田市水道事業職務代理者印 | 安芸高田市公営企業部長印 | 安芸高田市水道事業企業出納員印 |
書体 | かい書 | かい書 | かい書 | かい書 |
寸法 | たて24mm よこ24mm | たて24mm よこ24mm | たて21mm よこ21mm | たて18mm よこ18mm |
個数 | 1 | 1 | 1 | 1 |
その2 企業出納員の領収印
ひな形 | |
書体 | かい書 |
寸法 | 直径 30mm |
個数 | 1 |
