○安芸高田市特定歴史公文書の保存等に関する規則
平成24年3月9日
教育委員会規則第3号
(目的)
第1条 この規則は、安芸高田市公文書等の管理に関する条例(平成23年安芸高田市条例第45号。以下「条例」という。)に基づき、特定歴史公文書の保存等に関し、必要な事項を定めるものとする。
(特定歴史公文書等の保存等)
第3条 教育長は、条例第11条第5項により提供を受けた目録に、保存場所の情報を加えて特定歴史公文書等管理簿を作成し、特定歴史公文書の利用請求等に迅速に対応できるよう保存場所を適切に管理しなくてはならない。
2 前項に規定する保存場所は、温度、湿度、照度等を適切に管理するとともに、防犯、防災、防虫等のための適切な措置を講ずるものとする。
(1) 保存場所の施錠その他の物理的な接触の制限
(2) 当該特定歴史公文書に記録されている個人情報に対する不正アクセス(不正アクセス行為の禁止等に関する法律(平成11年法律第128号)第3条第2項に規定する不正アクセスをいう。)を防止するために必要な措置
(3) 保存場所を管理する職員に対する教育及び研修の実施
4 教育長は、保存している特定歴史公文書が劣化の進展等により判読が困難になる等当該文書の歴史資料としての価値を損なうおそれがあるときは、修復その他の適切な措置を講ずるものとする。
(特定歴史公文書の廃棄)
第5条 教育長は、保存している特定歴史公文書が、劣化が極限まで進展して判読及び修復ができない、社会情勢の変化等により当該文書の歴史的価値がなくなる等の理由により、歴史資料として重要でなくなったと認める場合には、条例第25条第2号の規定により審査会に諮問の上、当該文書を廃棄することができる。
附則
1 この規則は、平成24年4月1日から施行する。
2 第3条及び第4条の規定は、この規則の施行の日前に安芸高田市文書管理規程(平成16年安芸高田市訓令第4号)に規定する歴史文書として引き継いだ文書について準用する。
別表第1(第2条関係)
歴史公文書の基準
文書の区分 | 文書の種類 | 定例的に綴るファイルが決まっている場合のファイル名 | 教育委員会への移管の基準 | 教育委員会での取扱い | |||||
区分1 | 区分2 | 区分3 | ファイル基準 | サブタイトル | 保存年限 | ||||
市の議会に関する資料 | 本会議の会議録 | 21 | 01 | 01 | 本会議会議録 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | |
議案書及び説明資料 | 21 | 01 | 01 | 議案書 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | ||
議員の名簿 | 21 | 01 | 01 | 議員履歴管理関係書 | 議員名簿 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 保護すべき個人情報について公開する必要があるときは、市の意見を訊く | |
議員の表彰に関する文書 | 21 | 01 | 01 | 議員履歴管理関係書 | 表彰 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 保護すべき個人情報について公開する必要があるときは、市の意見を訊く | |
議員が受け付けた請願に関する文書 | 21 | 01 | 01 | 請願・要望書等取扱関係書 | 10年 | 保存年限(10年)が経過し、当該請願の内容に対して結論が出ているもの | 保護すべき個人情報について公開する必要があるときは、市の意見を訊く | ||
市の法務に関する資料 | 公示した条例の原本 | 22 | 04 | 01 | 告示原本綴 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | |
公示した規則の原本 | 22 | 04 | 01 | 告示原本綴 | 規則 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | |
不服申立てに関する資料 | 20 | 04 | 01 | 不服申立て関係書 | 30年 | 30年を経過し、継続する争いがなくなったもの | 保護すべき個人情報について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | ||
訴訟に関する資料 | 20 | 04 | 01 | 訴訟関係書 | 30年 | 30年を経過し、判決が確定したもの | 保護すべき個人情報について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | ||
市の計画・財政に関する資料 | 市の総合計画 | 23 | 07 | 01 | 総合計画関係書 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | |
当初・補正予算書 | 43 | 07 | 01 | 予算書 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | ||
決算書 | 43 | 08 | 01 | 決算書 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | ||
主要施策の成果に関する報告書 | 43 | 08 | 01 | 決算に係る主要施策の成果報告書 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | ||
決算統計資料 | 43 | 08 | 02 | 地方財政状況調査表 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | ||
市の職員・委員等に関する資料 | 職員の経歴・職歴等人事に関する資料 | 22 | 05 | 01 | 人事異動業務関係書 | 退職者リスト | 30年 | 職員の退職後30年の経過 | 懲罰、病歴その他センシティブな個人情報を本人以外に公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 |
市が任命した委員の名簿 | 20 | 05 | 02 | 委員等の選任・任命関係書 | 委員等リスト | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | |
消防団の団員の名簿 | 44 | 01 | 08 | 消防団員人事関係書 | 10年 | 保存年限(10年)の経過 | 保護すべき個人情報について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | ||
消防団の団員の表彰に関する資料 | 44 | 01 | 08 | 消防団表彰関係書 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 保護すべき個人情報について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | ||
消防団の団員の叙勲に関する資料 | 44 | 01 | 08 | 消防団叙勲関係書 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 保護すべき個人情報について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | ||
国その他の団体からの表彰に関する資料 | 20 | 01 | 04 | 表彰関係書 | 10年 | 保存年限(10年)の経過 | 保護すべき個人情報について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | ||
市の施設に関する資料 | 公共施設状況調査 | 43 | 08 | 02 | 公共施設状況調査・公害対策調査 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | |
庁舎・施設など、市が設置した建築物の建築に関する資料(ただし、現存する建物の図面等、施設の維持管理に必要な資料は除く。) | ファイルを作成するときに、歴史公文書とするかどうかを判断 | 保存年限の経過 | 保護すべき個人情報について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | ||||||
国その他の団体が設置した大規模な施設等に関する資料 | ファイルを作成するときに、歴史公文書とするかどうかを判断 | 保存年限の経過 | 保護すべき個人情報について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | ||||||
市の独自事業に関する資料 | 市が政策的に実施する独自事業で、市全域で行う大規模なものに関する資料 | ファイルを作成するときに、歴史公文書とするかどうかを判断 | 保存年限の経過 | 保護すべき個人情報について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | |||||
市の教育に関する資料 | 教職員調査票 | 37 | 02 | 01 | 教職員調査票関係書 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 懲罰、病歴その他センシティブな個人情報を本人以外に公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | |
学校要覧 | 37 | 02 | 01 | 学校要覧関係書 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | ||
学校基本調査 | 37 | 02 | 01 | 学校基本調査関係書 | 30年 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | ||
市の歴史に関する資料 | 市町村合併に関する資料 | ファイルを作成するときに、歴史公文書とするかどうかを判断 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | |||||
市史に関する資料 | ファイルを作成するときに、歴史公文書とするかどうかを判断 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | ||||||
市政の区切りとなる式典、大規模な行事・イベントに関わる資料 | ファイルを作成するときに、歴史公文書とするかどうかを判断 | 保存年限(30年)の経過 | 公開 | ||||||
市民に向けた情報提供に関する資料 | 広報あきたかた | 作成した年度の翌年度中に、作成した年度に発行したものをまとめて教育委員会に移管 | 作成の翌年 | 公開 | |||||
議会だより | 作成した年度の翌年度中に、作成した年度に発行したものをまとめて教育委員会に移管 | 作成の翌年 | 公開 | ||||||
市勢要覧 | 作成した年度の翌年度中に、作成した年度に発行したものをまとめて教育委員会に移管 | 作成の翌年 | 公開 | ||||||
市民向けに作ったパンフレット(施設利用、制度等に関する説明等) | 作成した年度の翌年度中に、作成した年度に発行したものをまとめて教育委員会に移管 | 作成の翌年 | 公開 | ||||||
イベント等の告知のポスター | 作成した年度の翌年度中に、作成した年度に発行したものをまとめて教育委員会に移管 | 作成の翌年 | 公開 | ||||||
市の写真・映像等に関する資料 | 行事等を記録した写真、映像等 | 撮影した年度の翌年度中に、撮影した年度分をまとめて電磁的記録として教育委員会に移管 | 作成の翌年 | 既に公表されている写真、映像以外について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | |||||
外部向けの市のPR用写真、映像等 | 撮影した年度の翌年度中に、撮影した年度分をまとめて電磁的記録として教育委員会に移管 | 作成の翌年 | 公開 | ||||||
広報の取材で使用した写真、映像等 | 撮影した年度の翌年度中に、撮影した年度分をまとめて電磁的記録として教育委員会に移管 | 作成の翌年 | 既に公表されている写真、映像以外について、公開する必要があるときは、市の意見を訊く。 | ||||||
