2　総務課長は、各課等の文書事務の処理状況に関して随時調査し、処理方法の改善について必要な指導又は勧告をする。

2　文書管理主任は、部等の経営管理担当をもって充てる。

3　文書取扱員は、課長等が所属職員のうちから指名する。

4　課長等は、文書取扱員を指名したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。

2　文書取扱員は、文書管理主任の指示を受けて次に掲げる事務を処理する。

2　文書番号は、次の表の区分に掲げる番号簿により処理するものとし、当該区分に定める課等が一連番号として管理するものとする。

3　一般文書の記号は、別表第1に定めるところによる。

4　法規文書等の記号は、それぞれ文書の種別を表す文字とし、年号等と併せて次のように表記する。令和○○年安芸高田市△△第□□号(「○○」は暦年、「△△」は条例等文書種別、「□□」は一連番号とする。)

5　議案文書の記号の表記は、別に定める。

6　公示文書の記号は、一般文書の記号に続けて「公示」をつけるものとする。

7　往復文書は、特に定められた場合を除くほか、事案が完結するまで当該収受文書の記号及び番号を用いるものとする。

8　対内文書については前各項の規定にかかわらず「事務連絡」とし、対外文書のうち軽易なものは前項の規定にかかわらず「号外」とすることができる。

2　発送する文書の日付は、特に指示のあるものを除き発送する日とする。

2　前項の文書中に本市で受領すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については総務課で特殊文書受付簿(様式第6号)に記録の上、主管課の文書管理主任に配付し、受領印を徴さなければならない。この場合において第2号に掲げる文書については、特殊文書受付簿に収受時刻を併記しなければならない。

3　複数の課等に関連する文書は、総務課長が最も関係の深いと認める課を決定して配付するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、親展又は個人あての収受文書等については、開封せず、あて名人に交付するものとする。ただし、交付された文書が公務に関するものであるときは、同項に規定する手続をとらなければならない。

3　電話又は口頭により照会、回答、報告その他の連絡を受理し、これを文書として取り扱うことが適当であると認めるときは、適切な文書を作成し、第1項に規定する手続をとらなければならない。

4　収受文書に添付されていた現金、金券、有価証券、郵券等は、その種類及び金額を明らかにしておかなければならない。

2　収受文書が他の課等に関係するときは、文書管理主任は速やかに関係課等に連絡し、その旨を当該文書の余白に記入して写しを送付しなければならない。

2　課長等から文書の交付を受けた係長は、処理担当者を指定し、処理期限を定め、課長等から示された処理方針及び注意を添えて当該文書を速やかに処理担当者に交付する。

3　処理担当者は、前項の指示に従って速やかに処理しなければならない。

4　回答、報告を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して課長等の承認を得なければならない。

2　課長等は、随時未処理文書を審査し、その処理促進を図るため処理担当者又は主管係長に必要な指示をしなければならない。

2　起案文書(電子文書を除く。)は左とじとし、数葉にわたるときは、丁寧にそろえて綴じなければならない。

3　同一文例(以下「例文」という。)によって作成することのできる起案文書は、あらかじめ当該例文について総務課長の決裁を受け、当該事案が発生したときには、起案文書に伺い及び例文によって処理する旨を記載し、当該例文は、記載し、又は記録することを要しない。

4　急を要する事案で電話等により回答を求められたときは、重要なものでない場合に限り即時回答することができる。ただし、後日の参考又は証拠となると認められるものは、その要旨を明記して上司の閲覧に供さなければならない。

2　回議書は、課員、係長、課長等の順に回議する。

3　主管係長は、回議を受けたときは、決裁区分及び文体、用語、用字等について審査を行った後、課長等へ回議書を回付するものとする。

4　回議の事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの、事案について説明を要するもの及び至急に施行を要するものは、起案者又はその上司が当該回議書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

2　合議を受ける責任者は、課長等及び部長とする。ただし、回議書は、原則として関係係長を経由するものとし、特に審査又は記帳を要するものについては、課員を経由するものとする。

3　合議を受けた事案について異議があるときは、主管部課長等に協議し、協議が調わないときは意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

4　担当課長の職務権限に係る事案については、所属する課の課長に合議をしなければならない。ただし、所属する課の課長が特に認めた場合はその限りではない。

5　他の部課に関係する事案であっても、あらかじめ、他の部課において異議のないことが明らかであるもの又は既に承知されているものについては、第1項の規定にかかわらず合議を省略することができる。

2　原議を廃止し、又は施行を保留する必要が生じたときは、その理由を付して合議した関係部課等へ通知しなければならない。

2　回議書へ押印することとされている者(決裁権者を除く。)に事故があり、かつ、回付に緊急を要するときは、当該押印欄に「後閲」と記入し上司の決裁を受けることができる。この場合において、後閲と記入された回議書又は原議は、押印することとされている者が在席する際直ちに閲覧に供さなければならない。

2　起案者は、返付された原議のうち法規文書及び議案に係るものは、速やかに総務課に送付しなければならない。

3　法規文書は、総務課において文書の種別ごとに番号簿に登録した後、施行する。

4　議案は、議案番号簿に登録した後、総務課において施行する。

5　前2項に規定するもののほかは、それぞれ主管課等において施行する。

2　公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等(以下「証票等」という。)でその交付等の日時場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、総務課長の承認を得て、事前に押印することができる。

3　契約書、登記済証その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。

4　公印は、刷り込むことができない。ただし、市印、市長印は、当該公印を使用する証票で、これに当該公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、市長の承認を得て、刷り込むことができる。

5　第2項の規定は、前項ただし書の承認を得ようとするとき並びに公印の刷り込みをした帳票の保管及び受払いをするときに準用する。

2　発送する文書等は、主管課において次の各号により処理し、文書取扱員がとりまとめて文書差出票(様式第8号)を添えて総務課に回付するものとする。このとき文書取扱員は、文書整理簿に必要事項を記入しなければならない。ただし、軽易な文書についてはこの限りでない。

2　文書の発送は、郵送又は使送の方法により行うものとする。ただし、必要があるときは自動車便又は鉄道便等を利用することができる。

3　郵送は、原則として料金後納扱の方法によらなければならない。ただし、これにより難いときは郵便切手又は郵便はがき等(以下「郵券等」という。)を使用することができる。

4　前条第2項の規定により発送文書が総務課に回付されたときは、文書差出票と照合し、次の各号により処理しなければならない。

2　緊急を要するもので総務課長が必要と認めたときは、前項の規定にかかわらず使送を行うことができる。

2　文書管理主任等は、前項の通知を受けたときは直ちに文書整理簿へ記載するものとする。

2　前項の規定により発送する文書は、発送時間の1時間前までに総務課へ回付しなければならない。

3　総務課は、特別の事情がある場合を除くほか、前項の規定により回付された文書は、当日中に発送しなければならない。

2　職員は、利用参照する場合を除き、完結文書を保有してはならない。

3　文書の保管及び保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講じなければならない。

2　当該完結文書が2以上の事務に関連するものであるときは、最も関係の深い事務の主管に従うものとする。

2　保管文書の移し替えは、毎年7月に行うものとする。

3　保管期間の満了した文書のうち主管課で常時使用する必要がある文書等は、総務課長の承認を得て、主管課において課長等が指定する保管庫へ保存し管理することができる。

4　総務課長は、主管課における文書の保管状況を調査し、必要な指導を行うことができる。

2　職員が他課等の保管文書の貸出しを受けようとするときは、当該他課等の文書取扱員に申し出なければならない。

3　前項により申出を受けた文書取扱員は、課外貸出票(様式第14号)及び課外貸出簿(様式第15号)に必要事項を記入させ、第1項の例により貸し出すことができる。

4　前項の規定により貸出した文書が返還されたときは、文書取扱員は貸出票及び当該文書を確認し、貸出簿等に返還年月日その他の必要事項を記入して文書を元の位置に収納しなければならない。

5　文書取扱員は、貸出中の文書を随時調査し、長期のものは返還の督促をしなければならない。

2　前項の規定による引継ぎは、次に定める方法により整理しなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、特別の理由があると認められるものについては、総務課長の承認を得て第43条第3項に定めるところにより主管課において保存することができる。

4　総務課長は、引継ぎを受けた文書を保存年限が経過するまで書庫等において保存しなければならない。

2　前項の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

3　保存中の文書で保存年限の変更を必要とするときは、次条に定めるファイル基準表の修正を行い、変更するものとする。

2　ファイル基準表の変更及び追加を必要とするときは、文書取扱員は文書管理主任に意見を聞き、総務課長の承認を得て、ファイル基準表を変更することができる。

2　書庫は、総務課において管理する。

3　総務課の職員以外の者は、総務課長の承認を得なければ書庫に入ることができない。

4　書庫においては、常に清潔を保ち、湿気を防ぎ、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

2　保存文書は、職員以外の者に対して貸出すことはできない。ただし、市長の許可を得たときは、この限りでない。

3　総務課長は、第1項に定める申出を受けたときは、保存文書貸出簿(様式第18号)に必要事項を記入し貸出すものとする。

4　保存文書の貸出し期間は、原則として5日以内とする。ただし、やむを得ない理由により貸出し期間を超えることが必要なときは、5日ごとに更新の手続をとらなければならない。

5　保存文書の貸出しを受けた職員は、当該文書を庁外に持出し、若しくは職員以外の者に提示し、又はその写しを与えてはならない。ただし、上司の許可を受けたときは、この限りでない。

6　保存文書の貸出しを受けた職員は、当該文書の汚損、紛失その他の事故防止に注意するとともに、転貸、抜取り、追補、抹消、訂正等を行ってはならない。

7　貸出しを受けた文書を汚損し、又は紛失その他の事故を生じたときは、てん末書に主管課長の検印を受け、直ちに総務課長に届け出なければならない。

2　前項の規定にかかわらず、保存期間の満了した文書のうち、事務事業遂行上必要と認める文書については、更に期間を定めて保存することができる。

2　廃棄文書で、特に秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、必ず焼却又は裁断等再び利用されることのないよう確実な措置を講じなければならない。

2　歴史資料担当課長は、前項の規定により総務課長から廃棄文書の目録を送付されたときは、その内容を調査し、市の歴史資料と認められる文書については引継ぐことができる。

3　歴史資料担当課長は、前項の規定により歴史資料の引継ぎを受けるときは歴史資料移管ファイル一覧表(引継通知書)(様式第20号)により総務課長に通知するものとする。

4　歴史資料の引継ぎが完了したときは、歴史資料担当課長は歴史資料移管ファイル一覧表(引継報告書)(様式第21号)により総務課長に報告するものとする。

2　前項の規定にかかわらず出先機関の長は、あらかじめ市長の承認を得て、文書事務の取扱いについて特別の定めをすることができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成16年3月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の吉田町文書事務取扱規程(昭和47年吉田町訓令第5号)、八千代町文書取扱規程(昭和35年八千代町訓令第2号)、美土里町文書編さん保存規程(昭和34年美土里町訓令第4号)及び向原町文書編さん保存規程(昭和34年向原町訓令第2号)並びに解散前の高田地区消防組合文書取り扱い規程(昭和47年消本訓令第4号)、高田地区消防組合文書編さん保存規程(昭和47年消本訓令第8号)及び安芸たかた広域連合文書事務取扱規程(平成12年安芸たかた広域連合訓令第1号)によってなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。

この訓令は、平成18年7月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年10月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。